De fleste bedrifter har fått teknologien på plass etter over et år med hjemmekontor. Dagene går i planlegging og gjennomføring av møter på alt fra Teams, Zoom, Google Meet og andre plattformer. Digitale møter er ikke alltid like enkle å gjennomføre, derfor ønsker vi å gi deg ti tips til hvordan du kan skape bedre flyt og engasjement under dine digitale møter!
CTA: Vil du vite mer? Meld deg på vårt webkurs «Bli helt rå på digitale møter».
Tips #1 – Glem gamle uvaner i digitale møter
Digitale møter gir deg sjansen til å skape mer relevante og effektive møter. Vær tydelig på hensikten med møtet og hvem som må delta for å komme i mål. Som oftest gjelder ikke det hele avdelingen eller ledergruppen. Del opp den lange møteagendaen i “spissere” møter og lag heller et eget møte for sosiale fellesskap – for eksempel digital kaffepause. Godt planlagte møter med en klar hensikt og agenda trenger ikke ta lang tid. Kan du nå målet på kanskje 15 eller 30 minutter?
Vi anbefaler å bruke planleggingstrappen når du planlegger møtet ditt, et av Playmakernes mest populære verktøy.
Tips #2 – Skap god flyt med system og struktur
I fysiske møter er det sjelden nødvendig med formell ordstyring, vi ser og hører når noen er i ferd med å ta ordet og unngår å snakke i munnen på hverandre. Vi bruker også ofte kroppsspråk til å markere enighet eller at vi går videre til neste punkt på agendaen. Dette er ikke like lett i digitale møter, her kreves det ofte en planlagt og fast struktur.
Ha runder for innspill, spørsmål og kommentarer etter hvert tema eller punkt på agendaen. Noen trives godt med en fast rekkefølge, andre med at møteleder styrer eller at den som snakker har ansvaret for å gi ordet videre. En kombinasjon fungerer bra, så lenge det kommuniseres tydelig.
Det finnes en “rekk opp hånda” funksjon i mange møteprogrammer. Hvis ikke kan man avtale å benytte chatten til å be om ordet. Dette krever at møteleder eller en co-pilot følger godt med.
Fysiske tegn er ofte raskere og enklere både å gi og motta. Hånden opp for å si hei eller stemme, en finger opp for å be om ordet, tommel opp for OK, “jazz hands” for å anerkjenne gode innlegg/ideer, temperaturinnsjekk med x antall fingre. Her er det mye man kan gjøre for å styre møtet og samtidig skape en god atmosfære!
Tips #3 – Ute av øye, ute av sinn
Når digitale møter har mange deltakere, vil ofte den eller de som ikke sier noe etterhvert også bli “usynlig”. Ha en liste med navn og gjerne bilde av deltakerne på bordet og huk av hver gang de sier noe. Da ser du raskt om det er noen du må hente mer aktivt inn i møtet og unngår at noen glemmes på “runden rundt bordet”.
På hybride møter er det lett å glemme de som deltar via skjerm. Gjør det derfor til en vane å inkludere disse aktivt, særlig først og sist i diskusjonsrunder.
Tips #4 – Involvering i digitale møter skaper engasjement
Når møtet foregår på en liten skjerm er det fort gjort å overlate diskusjonen til de andre og kanskje multitaske litt for seg selv. Hyppig involvering er derfor avgjørende for å holde engasjementet oppe. En tommelfingerregel er å legge inn en variasjon eller be om respons hvert femte minutt. Det kan være å svare på en meningsmåling, vise et tegn (tommel opp, ned eller til siden), stille eller svare på et spørsmål i chatten.
Tips #5 – Tydelighet på modus/agendapunkt
Det er alltid viktig for deltakerne å ha fokus på samme sak og skille mellom faser for informasjon, idemyldring, diskusjon og beslutning. Mange av oss trenger en større tydelighet på dette i digitale møter fordi vi lettere blir distrahert av andre ting rundt oss.
Som møteleder må du være mer tydelig enn du tror på bestillingen til deltakerne. Vær tydelig på hvorfor vi har møtet, hvorfor behandler vi den og den saken, hva skal skje, hvem og hvordan. Husk på – innlegg først, spørsmål etterpå.
Marker tydelig åpning og lukking av hver sak og noter beslutninger fortløpende. Dette kan du gjerne gjøre synlig for alle i chatten eller gjennom skjermdeling. Å henge opp agendaen på en god, gammeldags flipover på veggen bak deg og krysse av etter hvert kan gi god effekt og variasjon.
Enkelte saker kan være mer effektive å behandle skriftlig, i chatten eller på et virtuelt whiteboard som Mural eller et samskrivingsdokument som Google Docs.
CTA: Meld deg på vårt webkurs «Bli helt rå på digitale møter».
Tips #6 – Fatt deg i korthet
Hvis du vet hva du mener, trenger du ikke å pakke inn budskapet ditt i mange ord og fraser. På digitale møter er en kort og konsis formulering gull – enten du presenterer den muntlig eller på PPT. Vi har god erfaring med å avtale maks taletid på to minutter i diskusjoner. Bruk nedtelling på telefonen og hold den opp når alarmen går.
Tips #7 – Innred arbeidsplassen din
Hvis du bruker innebygd kamera i laptop, sett denne på noen bøker for riktig kameravinkel. Når du skal presentere er det smart å stå, det gir bedre gjennomslagskraft.
Sjekk hvordan du ser ut når du ser i kamera. Passfoto blir for nærme, brystfoto er ofte passende og gir deg rom for å gestikulere. Ha nok lys på ansiktet og vurder hva du vil vise frem av dine omgivelser i bakgrunnen. Her kan blurry bakgrunn eller et passende bilde være lurt, men da må du huske på å stå/sitte rolig da man lett kan forsvinne i bakgrunnen.
Tips #8 – Dine omgivelser påvirker
Hvor du er, påvirker også hva du ser, og det du ikke ser overlates til fantasien. Digitale møter er kommunikasjon med smal båndbredde, og gir liten oversikt eller kontroll på settingen til hver enkelt deltaker. Det betyr at den observerbare delen av det som foregår på skjermen til hver deltaker er mye mindre og at det vil være større ulikheter i perspektiv. Vær bevisst på at alle, inkludert deg, automatisk lager historier og fyller ut det vi ikke vet.
Tips #9 – Anerkjenn deltakerne
Vær tidlig ute og ønsk hver deltaker velkommen med litt small talk når de logger på, bruk navn. Bruk tid på å “stemme” dere inn på hverandre slik musikere ville gjort før en konsert. Se gode tips til innsjekkspørsmål. Vær gjerne litt mer personlig enn ellers, del hvor du er og litt om hvordan du har det. Be deltakerne om det samme. Bruk også litt tid på å skape et felles fokus på saken dere skal snakke om, eller eventuelt plukke opp tråden fra sist.
Vær ekstra tydelig både når det gjelder fakta og følelser, og se inn i kamera. Se vennlig ut, det er lov å smile – noe som er lett å glemme foran skjermen.
Anerkjenn alle bidrag som relevante og still oppfølgingsspørsmål hvis det er noe du ikke forstår. Unngå dobbeltkommunikasjon, vær for eksempel forsiktig med ironi – dette kan ofte misforstås i digitale møter.
Vi i Playmakerne er veldig glad i IGP-teknikken. Her vurderes for eksempel en sak først individuelt, så diskuteres den i mindre grupper, før den så drøftes i plenum. Dette kan med fordel også gjøres i digitale møter, da det ofte er viktigere at alle skal få snakke enn at alle skal få høre. Del derfor diskusjoner opp i mindre grupper (break out rooms) og samle hovedpunkter i plenum.
Tips #10 – Ta pauser i de digitale møtene
Husk at oppmerksomhet er en begrenset ressurs. Legg inn små pauser og gjerne aktiviteter ved lengre møter (mer enn en time). Aktivitet skaper aktivitet, det gir god effekt å be folk reise seg for å finne frem noe, eller kanskje ta en felles dans eller strekk. Digitale heldager er utmattende. Vi anbefaler å legge inn en walk&talk – ut i frisk luft med en buddy på mobilen etter lunsj, eller å avslutte dagen kl 14.
Det er mye å tenke på når man skal holde digitale møter, og de færreste får til alt med en gang. Velg deg gjerne en eller to ting å øve på til du får det under huden.
Vi ønsker deg lykke til med dine digitale møter!
Og, sitter du inne med gode tips for å lykkes med digitale møter? Del dem gjerne med oss!
CTA: Overveldende? Kontakt oss for å lære mer og bli rå på digitale møter!
