Nå når de fleste har fått teknologien på plass, kan vi gå litt nærmere inn på planlegging og gjennomføring av møter via Teams, Zoom & co.

Playmakerne har sett med digitale briller på vårt kurs Bli helt rå på møter og utviklet webkurset Bli helt rå på digitale møter.

I dette blogginnlegget byr vi på noen møteledertips for digitale møter.

Ta gjerne kontakt med oss på line@playmakerne.no hvis du og dine kolleger vil lære mer og bli helt rå på digitale møter!

Glem gamle uvaner.

Nå har du sjansen til å skape mer relevante og effektive møter. Vær tydelig på hensikten med møtet og hvem som må delta for å oppnå denne. Det er ofte ikke hele avdelingen eller ledergruppa. Del opp den lange møteagendaen i «spissere» møter og lag heller et eget møte for sosialt felleskap (for eksempel digital kaffepause).

Godt planlagte møter med klar hensikt og agenda trenger ikke ta lang tid. Kan du nå målet på 15 minutter, eller 30?
Bruk gjerne planleggingstrappa, et av Playmakernes mest populære verktøy, når du planlegger møtet ditt.

Skap en god flyt i møtet.

I mange fysiske møter er det ikke nødvendig med formell ordstyring, vi ser og hører når noen er i ferd med å ta ordet og unngår å snakke i munnen på hverandre. Vi bruker også ofte kroppen til å markere enighet eller at vi går videre til neste punkt på agendaen. Digitalt er dette en større utfordring. Her kommer noen tips til gjennomføring av møtet.

System og struktur for ordstyring

På digitale møter vil det være mer relevant å ta runder for innspill, spørsmål og kommentarer. Noen trives godt med en fast rekkefølge, andre med at møteleder styrer eller at den som snakker har ansvar for å gi ordet videre. En kombinasjon fungerer bra bare det kommuniseres tydelig.

Det finnes «rekk opp hånda»-funksjoner i mange møteprogrammer eller dere kan avtale å benytte chat´en til å be om ordet. Dette krever at møteleder eller en co-pilot følger godt med.

Fysiske tegn er ofte raskere og enklere både å gi og motta. Hånda opp for å si hei eller stemme, en finger opp for å be om ordet, tommel opp for ok, «jazz hands» for å anerkjenne gode innlegg/ideer, temperaturinnsjekk med x antall fingre etc.

Ute av øye, ute av sinn.

Når dere er mange deltagere i et Teamsmøte, vil den som ikke sier noe etter hvert også bli «usynlig». Ha en liste med navn og gjerne bilde av deltagerne på bordet og huk av hver gang de sier noe. Da ser du raskt om det er noen du må hente mer aktivt inn i møtet og unngår at noen glemmes på “runder rundt bordet”.

Det er alltid viktig for møtedeltagerne å ha fokus på samme sak og skille mellom faser for informasjon, idemyldring, diskusjon og beslutning. Mange av oss trenger en større tydelighet på dette i digitale møter fordi vi lettere blir distrahert av andre ting når vi sitter hver for oss.

Involvering skaper engasjement.

Når møtet foregår på en liten skjerm, er det fort gjort å overlate diskusjonen til de andre og kanskje multitaske litt for seg selv. Hyppig involvering er derfor avgjørende for å holde engasjementet oppe. En tommelfingerregel er å legge inn en variasjon eller be om respons hvert femte minutt. Det kan være å svare på en meningsmåling, vise et tegn (tommel opp, ned eller til siden), stille eller svare på et spørsmål i chat´en.

Tydelighet på modus/agendapunkt

Som møteleder må du være mer tydelig enn du tror på «bestillinga» til deltagerne. Hvorfor behandler vi denne saken? Hva skal skje, hvem/hvordan? Innlegg først, spørsmål etterpå?…

Marker tydelig åpning og lukking av hver sak og noter beslutninger fortløpende (gjerne synlig for alle i chat´en). Hent gjerne frem agendaen, på papir eller digitalt (skjermdeling), med jevne mellomrom og marker fremdrift. Å henge opp en god, gammeldags flippover på veggen bak deg og krysse av etter hvert kan gi god effekt og variasjon. En annen mulighet er å benytte chat´en til dette.

Selv om dere har et videomøte, vurder om enkelte saker er mer effektive å behandle skriftlig – i chat, på et virtuelt whiteboard som Miro eller et samskrivingsdokument som Google docs.

Hvor du er påvirker hva du ser – og det du ikke ser overlates til fantasien.

Digitale møter er kommunikasjon med smal båndbredde og liten oversikt eller kontroll på settingen hver enkelt deltager er i. Det betyr at den observerbare delen av det som foregår i, rundt og mellom deltagerne er mye mindre og at det vil være større ulikheter i perspektiv. Vær bevisst på at vi alle – du også – automatisk lager oss historier og fyller ut det vi ikke vet.

Anerkjenn derfor alle bidrag som relevante og still oppfølgingsspørsmål hvis det er noe du ikke forstår. Unngå dobbelkommunikasjon, vær for eksempel forsiktig med ironi.

Sjekk jevnlig at alle henger med, be aktivt om evt spørsmål og la deltagerne rekke å spørre før du går videre.

Generelt er vi veldig glade i IGP-teknikken hvor for eksempel en sak først vurderes individuelt, så diskuteres i mindre grupper før så å drøftes i plenum. Dette kan med fordel gjøres også i digitale møter, da det ofte er viktigere at alle skal få snakke enn at alle skal få høre. Del derfor diskusjoner opp i mindre grupper (break-out rooms) og samle hovedpunkter i plenum etterpå.

Hva mer kan du gjøre for å forbedre kommunikasjon og forståelse?

Innred arbeidsplassen din. Hvis du bruker innebygd kamera i laptop, sett denne på noen bøker for riktig kameravinkel (jeg kjenner ingen som er spesielt interessert i å se tak og nesebor). Tenk på lys og bakgrunn, hvis du får til et “portrettbilde” på skjermen er det mye bedre enn å vise hele rommet.

Vær tidlig ute og ønsk hver deltager velkommen med litt small talk når de logger på.

Bruk tid på å «stemme» dere inn på hverandre slik musikere ville gjort før en konsert. Se gode tips til innsjekkspørsmål. Vær gjerne litt mer personlig enn ellers, del hvor du er og litt om hvordan du har det. Be deltagerne om det samme.

Bruk også litt tid på å skape et felles fokus på den saken dere skal snakke om, plukke opp tråden fra sist kanskje?

Dette er det vi i Playmakerne kaller å sjekke inn person og sak – vi prøver å være så gode vi bare kan på sjekking ;-).

Vær ekstra tydelig både når det gjelder fakta og følelser og se i kamera. Se vennlig ut, det er lov å smile (lett å glemme foran skjermen). Eller hva med dette tipset? Fest et bilde av en du liker rett over kameraet.

Husk at oppmerksomhet er en begrenset ressurs. Legg inn små pauser og gjerne energizers ved lengre møter (mer enn en time). Aktivitet skaper aktivitet, det gir god effekt å be folk reise seg for å finne frem noe eller kanskje ta en felles dans?

Det er mye å tenke på og de færreste får til alt med en gang. Velg deg gjerne en eller to ting å øve på til du får det under huden.

John Richard og jeg ønsker deg lykke til med dine digitale møter!

Hva er dine beste tips for å lykkes med digitale møter?
Del dem gjerne med oss!

Line Vaarum, Playmakerne

Vil du melde deg på nyhetsbrevet vårt?

Vil du melde deg på nyhetsbrevet vårt?

 

Vi sender ut e-poster om nye kurs og andre større nyheter med ujevne mellomrom.

Vi lover at vi verken kommer til å fylle opp innboksen din, eller dele informasjonen din med tredjeparter.

Tusen takk! Du vil nå motta vårt neste nyhetsbrev.