/ / Prosessleder in action

Prosessleder in action

Med: Ingen kommentarer

Under er et innlegg fra Stine Jacobsen Wold og Janita M. Bakeng, Kjeldsberg Eiendomsforvaltning AS. Begge deltok på Playmakerutdannelsen våren 2014. I innlegget beskriver de hvordan de har gjennomført et endringsprosjekt basert på hva de lærte på Playmakerforløpet.

I forbindelse med deltakelse på Playmaker – utdannelse hos Otium Sanserom gjorde vi en prosess internt i bedriften for å bruke de verktøy vi lærte og få praktisk erfaring mens vi gikk utdanningen.

Vi skulle ta tempen på bedriften, snakke med nøkkelpersoner og finne ut hvor skoen trykket og hvor vi kunne finne elementer til forbedring. Vi valgte oss ut avdelingsledere i ulike fagområder og gjennomførte dybdeintervju med alle på ca. 1 time..

Vi var spent og usikker på hvordan samtalene ville bli og om de utvalgte ville være ærlige og ikke minst engasjerte i forhold til våre spørsmål. Vi var godt forberedt i forholdt til hva vi ønsket svar på i form av hvilke spørsmål vi stilte de, og på hvordan vi stilte spørsmålene til den enkelte. Ref. Diversty Icebreaker og de ulike personlighetstypene. Det gjorde at vi fikk utrolig mye ut av samtalene og det kom opp mange viktige saker og forbedringsønsker. Generelt ble det oppfattet som veldig positivt det vi hadde satt i gang og nysgjerrigheten på hva som kunne komme ut av dette ble trigget.

Vi gjennomførte samtale med 8 personer i løpet av en periode på 4 uker. Dette fordi vi har andre roller og kjerneoppgaver i bedriften som gjorde at vi ikke kunne prioritere dette hver dag.  Men vi opplevde det som uproblematisk, og vi lærte noe etter hver samtale som vi tok med oss til den neste.

Vi hadde hver vår rolle under samtalene, den ene styrte intervjuet mens den andre skrev, men kom med tilleggsspørsmål underveis. Dette fungerte fint og vi gikk igjennom og oppsummerte etter hver samtale.

Etter den siste samtalen gikk vi igjennom alle referatene og merket oss de viktigste funnene som kom frem. De samlet vi på lapper som vi kategoriserte i 3 farger. Grønt for elementer som gjorde at vedkommende trivdes og oppgaver som var positive. Rødt for oppgaver som var mindre tilfredsstillende, var utfordrende eller vedkommende opplevde som problematisk. Blått for forbedringsforslag og ønsker.

playmakerbilde

Vi laget et stort ark på veggavis med navnet til hver enkelt og limte de grønne, røde og blå lappene på. Ut i fra dette oppsummerte vi ved å kategorisere funnene og kom frem til 4 hovedpunkter som var felles for alle intervjuobjektene. Vi satte også enkelte punkter på P-plass for å parkere, men ikke ignorere.

 

SAMARBEID- SAMLOKALISERING- SYSTEMER/ VERTḰTØY – STØTTEFUNKSJONER

Dette dannet grunnlaget for vårt neste skritt på veien som var en felles samling for alle vi intervjuet for og sammen spesifisere tiltak for å forbedre de 4 punktene. Vi samlet alle på et eksternt møterom for å unngå forstyrrende elementer som mail, andre medarbeidere og i størst mulig grad unngå telefoner mens vi holdt på. Til å begynne med hadde vi en liten seanse for å komme i gang, men siden alle kjenner hverandre var det ikke behov for noen bli-kjent-lek. Vi valgte å la alle få hver sin tusj, og så hengte vi opp plakater med navnene til alle som var med rundt om i rommet. Så skulle alle gå og skrive opp en positiv egenskap ved hver enkelt. Det var en fin greie for å få alle opp av stolen og i gang.

I den innledende delen presenterte vi de fire hovedpunktene med stikkord om hvert tema, vi åpnet også for flere innspill knyttet til temaene ettersom det hadde gått litt tid fra intervjuene og enkelte hadde kommet opp med flere punkter siden sist. Alle var enige om at de kjente seg igjen og at det var disse 4 temaene som var de viktigste forbedringspunktene. At vi nå skulle komme med konkrete tiltak til endring ble meget positivt mottatt.

Vi delte gruppen inn i 4 med 2 og 2 på gruppe. Hver gruppe skulle innom alle 4 temaer som var plassert på 4 forskjellige møterom, og ved hvert tema lå det et spørsmål knyttet til tema som skulle besvares, og alle punktene vi hadde satt opp rundt tema lå også tilgjengelig ved plassen. Hver gruppe skulle komme opp med tiltak knyttet til temaene og være så konkrete som mulig. Vi opplevde at det var stort engasjement. Gruppene brukte ca. 20 minutter på hver oppgave. Etter at alle oppgaver var besvart, møttes vi igjen og gruppene presenterte sine tiltak.

Vi rakk også å rangere tiltakene og spesifisere de, slik at vi kunne ta dette med oss til ledelsen å gjøre endringene vi mente var nødvendige.

Ut i fra dette arbeidet har vi nå samlokalisert alle nå i oktober, noe som har vært meget positiv for bedriften, som hadde kontor 2 steder i byen. Vi har ansatt en administrasjonssekretær til å utføre en del back-office oppgaver som har ført til at vi har frigitt en del timer hos andre slik at de kan gjøre sine kjerne oppgaver. Vi har gjort noen endringer i organisasjonen slik at vi har fått en kvalitetsansvarlig som bruker mer av sin tid til å fokusere på systemer og verktøy vi allerede har, for å utnytte disse bedre i hele organisasjonen.

Videre har vi begynt å se på hvordan vi er organisert, og har hatt en brainstorming med de samme på dette. Men dette arbeidet er ikke avsluttet ennå.

Vi har fått flere tilbakemeldinger på at opplegget vi hadde laget var bra og at vi lyktes med gjennomføringen. Vi følte underveis at vi hadde god flyt og følte oss som prosessledere.
Det har vært en nyttig erfaring og det har gjort i oss tryggere på slike settinger. Verktøyene fra Prosessleder utdannelsen har gjort det lettere å lykkes med gjennomføring av liknende prosesser og gjort oss mer bevisst på verdien av god planlegging og riktig involvering underveis.

Lagre